前言

在接下来的几篇文章中,我将会总结一些关于效率提升方面的方法论。写这些文章的目的,一方面是想理清自己的思路,另一方面是想和读者交流讨论、持续改进。

首先我会分享几个关于效率提升的通用思维。这些思维的学习成本较低,可以应用在“任务管理”“信息管理”等不同领域,在日常实践中极大地提升了我的效率。本文要分享的内容是:

  1. 学习方法论的两个建议
    • 适合自己的方法论,需要在实践中摸索与迭代
    • 奥卡姆剃刀原则:如非必要,勿增实体
  2. 「收件箱」思想

💡如果你经常使用微信的文件传输助手来随手记录待办、灵感等任何内容,那么你已经在不知不觉中使用「收件箱」思想了 —— 文件传输助手就是一个收件箱。阅读这篇文章,你可能会有更多的共鸣。

学习方法论的两个建议

什么是方法论?简单来说,方法论是解决某种问题的一套特定的做法。按照百度百科的定义:

方法论是一种以解决问题为目标的通用理论体系,通常涉及对问题各方面的论述,包括环境、阶段、任务、目标、工具、方法、技巧等。通过一系列具体的分析研究、系统总结并最终总结出较为一般性的通用原则。

方法论的特点是一般性、通用。学习方法论的目的,在于复用、提高效率。当我们掌握某种问题的方法论后,我们做事就有一套固定的范式和思维方式可以遵循,能够举一反三、降低思考成本。

在生活和工作的实践中,我发现许多领域都有其适用的方法论:

  • 目标管理:如何设定长期、短期的目标和结果?方法论有 OKR、KPI 等。
  • 任务管理:如何管理待办事项?方法论有 GTD、ZTD、FTF (要事第一)、四象限工作法(艾森豪威尔法则)、看板等。
  • 时间管理:如何分配每日时间、管理日程?方法论有番茄时间法等。
  • 信息管理:在碎片化的时代,如何收集、整理、输出和组织信息?
  • 写作:从有一个想法,到输出一篇文章所采用的流程和工具。
  • …

当我第一次接触到 GTD、OKR 这些理念、和 Things、OmniFocus、Trello 这些工具的时候,我感到十分新奇与激动。我迫不及待地学习和尝试它们,希望能在短期内掌握这些提升效率的思维 / 工具,以运用到生活中。

但是事实恰好相反。这些方法论都比较复杂,学习成本高。以 GTD 为例,这本书的中文版有足足 257 页,我第一次只看了一半就坚持不下去了,第二次也累计花了几十个小时才看完。

学习完 GTD,我不仅没有获得显著的效率提升,反而有了沉重的心智负担 —— 我需要学习 GTD 软件的使用、进行一系列的配置;每一项待办任务都要按照 GTD 的规则去收集和处理,结果整理待办事项反而成为我一天中耗时最多的工作;总担心自己操作不当,导致错过某些重要事项,于是需要经常查看 TODO List…

最后我放弃了 GTD,只使用最简单的工具、最随心的处理模式。我不再遵循 GTD 的约定,而是遵循我的心流。

这段时间里,我也在不断摸索、总结适合自己的实践经验。当我一年后再次温习 GTD 的时候,我惊讶的发现,自己总结的一些经验居然和 GTD 的理念不谋而合。这时再看 GTD,终于不再是枯燥的理论,而是深深的共鸣。

这也让我对方法论有了新的认知。纵然他人总结了许多规范的、通用的方法论,我们也不能只是简单地复制过来 —— 就好像许多成功学的理论,如果如此简单就能复刻,那为什么成功的人还这么少呢?实践才能出真知。他人的经验对我们来说更多的是参考价值,可以指导我们进行改进,而我们需要:

在实际工作中不断摸索、持续迭代,才能沉淀出适合自己的方法论。

这也是我对学习方法论的第一个建议。

我的第二个建议是:

奥卡姆剃刀原则:如非必要,勿增实体。

具体包含以下几点:

  • 简化流程。对于新的理念或方法论,过于复杂的流程会加重认知负担。初次尝试时,应该简化流程,取其最重要的几个步骤。
  • 每次只专注养成一项习惯。复杂的思维模式通常有较为陡峭的学习曲线,可以每段时间只专注于一项习惯的养成,然后再继续学习新的思维。
  • 形成正确的理念,比玩弄花哨的工具更重要。以任务管理为例,前期我们应当更关注如何执行任务,尽可能使用简单的 TODO 列表,不要尝试复杂的系统或新工具,以免时间上的浪费。

收件箱 (Inbox)

这一小节主要描述「收件箱」思想在任务管理领域的应用。

随手收集

「收件箱」的灵感来自于任务管理领域的知名方法论 GTD,它也是 GTD 的核心思想之一。

我们在处理待办事项的时候,大致都遵循以下五个步骤:

  • 收集:记录所有要做的事情。
  • 处理:思考这件事情是什么、需要做些什么、应该在什么时间开始。
  • 组织:分类整理所有要做的事情,分配优先级。
  • 行动:付诸实施,完成任务。
  • 回顾:全面回顾所有待办事项,重新处理与组织 (更新 or 丢弃)。

但很多时候,我们习惯于将前三个步骤合并在一起完成。比如当我们在认真工作时,同事找过来说要新增一个需求。这时候我们会放下手头的工作,先将他的需求加入到需求池中 —— 新增一个条目、描述需求内容、指定对接人和优先级、设定截止日期、归类到所属模块 —— 然后再回来继续工作。

这个过程并没有什么问题,但是它会打断我们的心流。当处理完这个待办事项、再回到工作中之后,我们需要很长一段时间才能进入深度工作状态。这样的场景一天内可能发生很多次,我们的工作时间也总是被划分为一片又一片。即使我们并没有执行这些待办事项,但光是处理和组织它们的过程,也明显影响了我们的工作效率。

GTD 的核心思想之一,就是使用「收件箱」来临时放置所有新增的待办事项。当一个待办事项到来时,我们只需要简单的将其记录在收件箱中 (用一句话描述)。在每天的某个特定时间,我们再去统一处理收件箱中的所有待办事项,为其添加更多的细节 (需要做什么、什么时间开始、属于哪个项目等)。

收件箱是所有待办事项的缓冲区。

收件箱可以是任何形式,比如一张纸质的便签、电脑上的记事本、手机上的提醒事项 App 等。许多 GTD 工具如 Things、OmniFocus,也都包含「收件箱」这个特殊的列表。

收件箱思想的优点,在于将“收集”从后续的步骤中拆分出来,使我们能够专注于眼前的事,不必分神考虑还没有做的事,从而减少中断带来的影响。

在上面工作的案例中,我们可以这样操作:

  • 收到新增的需求后,先简单地将其记录在收件箱中 —— 可以是实体的便签,也可以是某个软件。用一句话简单描述下需求的内容,只要稍后能回想起来即可。这个过程耗时不超过 30s。
  • 然后继续进行手头的工作。
  • 在某个时刻,统一处理收件箱中的所有待办事项,为其添加更多细节,并移出收件箱。这个过程耗时较久,可以放在午饭前后、番茄钟休息等暂停工作的时间完成。

收件箱一定要放在触手可得的位置。“收集”的核心要义在于操作快、时间短、无需思考。“收集”的时间越短,分神的概率就越小。许多 GTD 工具如 Things、OmniFocus,都将「收件箱」放在了最醒目的位置,甚至提供了全局快捷键,无需打开应用窗口,就可以随时记录待办事项。

无论你正在使用哪个提醒事项 App,现在就创建一个单独的「收件箱」列表吧!

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图:OmniFocus 操作界面

请记住:形成正确的理念,比玩弄花哨的工具更重要。桌面上固定一个便签 / 记事本作为收件箱,同样可以达到触手可得、随时记录的效果。盲目地尝试新工具,可能会增加认知负担,或者增加收集步骤的耗时,这反而会适得其反。

定期整理

使用「收件箱」时,我们必须树立一个认知:

我稍晚一些会整理我的收件箱。

如果没有这个认知,那么即使我们将任务丢到了收件箱,心里也总是会想:“我真的把所有要做的事情都放到收件箱了吗?我有没有忘记一些事情?我要不要就把它们都安排好?”在这种情况下,我们要么总是分神,想去检查下收件箱;要么会频繁地整理收件箱,收件箱也失去了作为缓冲区的意义。

而当我们树立这个认知后,我们就可以大胆地把任务丢到收件箱,并且可以放心地清空大脑 —— 因为我们心里知道,“所有任务都放在了收件箱里,我稍后有时间也会认真整理和安排。”

Tips:前期,我们也可以使用提醒事项 App 来帮助自己养成这个习惯,比如在每天的特定时刻 (中午 or 晚上) 提醒自己整理收件箱。

在整理收件箱的时候,我们需要 (1) 为每项任务添加更多细节;(2) 将其移出收件箱。

移出收件箱也是一个十分重要的步骤。如果所有任务都堆在收件箱中,已经处理过的任务和未处理的任务混在一起,那么每次整理收件箱的时间会越来越长。

收件箱在其他领域的应用

信息管理

收件箱思想主要包含两个方面:

  • 收集:所有事情,一股脑丢到收件箱,不作任何处理。
  • 整理:处理收件箱内的项目,并移出收件箱。

它适用于所有需要“收集 - 处理”的场景。除了「任务管理」外,「信息管理」领域同样适合使用收件箱思想。

信息是指声音、文字、图片、链接等描述某种事物的内容。无论是上网冲浪、还是与人交流,我们都会接触到无数的信息。比如我在工作中,会遇到许多信息:名词解释、概念说明、业务逻辑等。这些信息的特点是碎片化:往往只有一两句简单的描述、却分散在各个文档、网页或聊天窗口中…

毫无疑问,这些信息对我以后的工作 / 学习有参考价值,但是记录和整理它们的成本太高 —— 无论是分类整理这些信息、把它们放到正确的文档,还是查找相关资料、丰富文档的内容,对我而言都有很大的思维负担和时间成本。

因此一开始,我并不整理这些碎片信息,而是在要用的时候才去搜索。但是搜索也比较耗费时间。于是,我开始尝试用收件箱思想来改进这个流程。

首先是收集阶段。只要遇到可能有用的信息,就都粘贴到一篇文档中 (收件箱)。不需要过多整理,最多是将相同主题的内容放在一起,再增加一个小标题便于区分。这样要查找内容时,只需要在一个地方按 Ctrl + F 就可以了。收件箱文档同样需要放在触手可得的位置,便于记录。你可以选择自己喜欢的工具作为信息的收件箱,比如印象笔记、OneNote、Bear 的一个名为“Inbox”的笔记本。

💡这里推荐一个浏览器插件 Web Clipper,可以和许多笔记工具配合,快速收集网页上的有用信息,连打开笔记软件粘贴的步骤都省下了。它有点像印象笔记的剪藏插件,不过速度更快、扩展性更好。

然后是整理阶段。当某个主题下收集的零碎笔记较多时,可以考虑将其整理到一篇单独的文档中,并补充更详细的背景和扩展知识。这个阶段可能耗时较久,但是会对这个主题有更系统、深刻的理解,这也是信息管理的最终目的 —— 实现信息的「为我所用」。我们需要定期整理这些收件箱,可以设置一个重复型提醒事项。


推荐一些信息的收件箱:

  • Drafts:支持 Mac + iOS 的随手记工具,支持 Markdown、JavaScript 脚本,但不支持插入图片。
  • 印象笔记:剪藏功能支持从浏览器、微信等任意来源收集信息。但我觉得这个工具太“重”,所以没有使用。
  • 飞书文档:工作场景下,需要常开浏览器,所以我一般会固定一个飞书文档标签页,作为信息的收件箱。

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  • 👍 MWeb:在非工作场景下 (学习、生活),我会使用 MWeb 的“快速笔记”功能,直接点击状态栏图标就可以记录笔记 (状态栏弹出的输入框,可以拖动到屏幕的任何位置):
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    生成的笔记,我设置为按天保存在“收件箱”目录中:
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  • 👍 Typora + Alfred + 一个 .md 文件:Typora 是一个很轻量、快速的 markdown 编辑器。我在 Alfred 中配置了一个全局快捷键 Alt + Shift + I(nbox) 来打开一个特定的 .md 文件,可以随手记录任何信息。
    这有点像 MWeb 的“快速笔记”功能,但支持所见即所得,可以替换掉固定在浏览器中的飞书文档标签页。

写作

这里主要讨论一个特定的写作场景:如何为一个自己并不了解的问题写一篇文章,以让自己、读者能够对该问题有一个全面的了解?

这里的「问题」可以有多种定义:可以是一道面试题,例如「数据库的存储引擎」「两台主机的通信过程」等;也可以是一项工作,例如我们在交接他人工作时,需要熟悉工作背景、设计思路、实现细节等,并产出一篇工作交接文档。

起初,我的写作流程很简单:一边阅读各种参考资料、一边写文章。每当我在一份资料中看到有用的内容,我就把它整理到草稿中,同时调整文章结构和句子表达,以保证行文流畅、逻辑通顺。但是由于我对要回答的问题缺乏全面的了解,所以总是会频繁地调整文章。实践下来,我觉得效率很低。

后来我逐渐意识到,写作也是一个需要“收集 - 处理”的场景。写作的收集阶段,其含义是:

阅读各种参考资料、提取其中的有用信息。

处理阶段,其含义是:

梳理所有零碎的内容之间的关系,写出一篇内容完整、逻辑通顺的文章。

在收集阶段,我们不需要作过多整理,只需要把有用的内容通通丢到一份草稿中,这就是写作过程中的「收件箱」。当然,为了后续处理时更方便,我们也可以将相关内容放在一起,再添加一个小标题,这并不会花费多少时间。

在处理阶段,由于我们已经阅读过很多参考资料,对要回答的内容也有了一个大致的了解,此时就可以按照文章的大纲,润色每个片段,最终将零碎的笔记输出为一篇系统条理的文章了。

这个过程中,我们可以使用任何软件作为收件箱 (收集) 或写作工具 (处理)。以我个人为例,我习惯用思维导图作为收件箱,用 Markdown 写作。思维导图在添加内容和调整顺序时十分方便,很适合作为草稿记录信息,以及帮助整理思路。Markdown 语法使我在写作时可以专注于文字内容而不是排版样式。我的博客文章大部分都是按照这个流程写的。

工作中的实践

最近刚入职,我需要和其他同学交接两项工作。这两项工作都已经持续了一年左右,相关文档散落在各个地方,没有一个系统的介绍,我感觉无从下手。

于是我采用上述方法写了两篇工作交接文档:

  1. 先海量收集所有能找到的相关文档、聊天记录等,把有用的信息放到思维导图中。
  2. 然后根据思维导图写文档。已经写到文档中的内容,就从思维导图中删掉。

这很好地帮助我理清了整个工作的细节。

阅读

当我刷手机时遇到一篇有趣的文章,往往只能耐着性子读几百字,然后就快速略读到结尾。这样阅读过的文章基本都是走马观花,对自己没有什么实质性的帮助。思考了一下,主要原因是大部分场景下都是利用碎片时间刷手机,比如通勤路上、工作间隙等,这些时候其实没有足够的心思和时间去深入阅读。

合理的做法,应该是先将感兴趣的文章收藏起来,然后留出一个专门的时间去阅读。这正是一个“收集 - 处理”的过程,存放文章的地方就是一个「收件箱」。许多软件都提供了这样的功能:

  • Chrome:收藏书签时,可以选择将网页”添加到阅读清单“
  • Safari:将当前页面保存到阅读列表
  • 微信:将网页收在浮窗里
  • Pocket、Instapaper、GoodLinks 等稍后阅读工具
  • 或者直接使用一个记事本,记录所有文章链接

其他场景

文件管理

没来得及分类整理的文件,通通丢到一个收件箱中,然后每隔一段分类整理、清空收件箱。

收件箱可以是现实中的一个文件袋,或者电脑上一个名为 Inbox 的文件夹。

文档管理

日常生活中,我们更习惯用一个单独的软件来管理自己的文档 (或者笔记),比如飞书云文档、MWeb、OneNote、印象笔记等。

这里和文件管理的思路相同。不管使用什么软件,都可以创建一个 Inbox 文件夹,来收集所有新建的笔记 ,隔一段时间再整理、分类。

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聊天工具

将聊天工具的会话列表作为收件箱,只展示待处理的会话。处理完的、用不着的、不重要的会话通通隐藏起来。

如果你的办公沟通工具是飞书,你应该很熟悉这种操作。飞书可以直接点击对勾 (桌面端) 或者右滑 (移动端) 来将一个会话收到“已完成”列表中 (查看动图)。事实上,飞书最初就是参考 GTD 的思想设计的,甚至将默认的会话列表命名为了“收件箱” (下图左下角)。

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图源:飞书:无压聊天的艺术 - Bestony

微信也有类似的功能,可以“不显示”某个对话。

在工作场景中,这是一种很好的降低信噪比的方法。展示在会话列表中的都是需要我们关心和处理的信息,而当会话列表变空时,也就代表我们已经把所有事项都处理完了。

由于微信没有“会话盒子”功能,所以我们通常无法把会话列表 (主要是群聊) 清理得干干净净。但是把一些不重要的会话隐藏起来,至少可以在一定程度上帮助我们聚焦更重要的信息。

想法

平时脑海中会冒出很多想法,比如:

  • 奇奇怪怪的 idea
  • 乱七八糟的碎碎念
  • 对某件事的复盘与反思
  • 心里想:“以后要……”

当我有任何想法的时候,我习惯于用手边最近的“收件箱”来收集 —— 提醒事项、文件传输助手等任何能记录文字或语音的工具。之后在整理这些收件箱的时候,我就可以顺便把这些想法也整理到备忘录中。

Tips:对这些想法而言,更重要的是定期回顾。

通知

iPhone 的通知可以有三个位置展示:横幅、锁定屏幕、通知中心。对于不重要的应用通知,我设置为只在通知中心展示,而横幅和锁屏只展示重要的时效性通知,例如微信、短信、飞书等。这样可以显著降低工作期间被通知打断的频率,提高信噪比。

手机的通知中心,其实就是一个收件箱。我会定期处理通知中心的内容,处理完的通知,应当及时删除。

最近 iOS 15 新增了定时通知摘要功能,会在每天的特定时间推送通知,可以减少干扰,在方便时快速回顾。这是「收件箱」和「定期回顾」思想的典型应用。

杂项

  • 浏览器标签页:使用一个单独的窗口,放所有临时打开的页面;其他的窗口,是按照所属项目拆分的标签组。👉 ③ 工作区思维
  • 文件传输助手:因为每天都在使用微信,所以我把文件传输助手作为一个万能收件箱,对话框常年置顶,所有要做的事、要看的文章、突然冒出来的想法等,都可以丢给它。在之后整理的过程中,我会把相应的聊天记录删除,这也对应了“清空收件箱”的过程。
  • 记账工具:有一个“Inbox”类别,作为默认分类。每花一笔钱就随手记录,晚上再整理当日开销,将每项支出移动到具体的类别。

💡 尝试发现每个场景下,收集、处理的过程分别是什么。

总结

学习方法论的目的,在于复用。当我们掌握某种问题的方法论后,我们做事就有一套固定的范式和思维方式可以遵循,甚至不需要思考,直接靠惯性就可以完成。

适合别人的方法论,不一定适合自己。别人的经验只能作为参考,我们要在实践中摸索属于自己的方法论。

简化流程,每次只专注养成一项习惯,然后再学习新的内容。

形成正确的理念,比玩弄花哨的工具更重要。优秀的工具可以引导我们养成良好的习惯,过于复杂的工具则会加重我们的学习负担。选择最适合自己、最得心应手的工具。


「收件箱」是一个很通用的思维,适用于所有需要“收集 - 处理”的场景,比如任务管理、信息管理、写作、阅读、甚至聊天等。

收件箱的作用是充当一个缓冲区,将处理的步骤推迟到之后的某个时间点,防止我们当下的工作流 / 心流被打断。

收件箱一定要放在触手可得的位置,减少收集阶段的操作成本。

收件箱一定要定期整理,防止其中的内容越堆越多,也防止自己遗忘。整理完的项目一定要移出收件箱。

效率提升方法论系列