🎯【方法论】我的效率提升方法论

前言

OKR = Objectives + Key Results，即目标和关键结果法，是一套目标管理的方法论，用于明确目标、跟踪其完成情况。

OKR 本是企业内部管理的工具，起源于英特尔，兴起于谷歌，随后传入国内，字节跳动、百度、华为等企业也都逐渐推广和使用 OKR (见飞书 - OKR 的起源)。但是 OKR 也可以应用到个人生活中。

本文主要讨论如何在生活中使用 OKR 方法论，引导我们实现个人目标。

💡 目标管理 == 自我管理

Objectives: 目标

OKR 中的 O 即目标。目标可以是短期的，也可以是长期的。一些简单的例子：我希望能流畅自然地用英语交流、我希望能有系统地时间管理方法论、我希望提升管理能力…

目标因人而异、因角色而异。在工作场景中，我们的目标需要和上级对齐，而上级的目标是团队希望在近期实现的目标，由公司长期的使命和愿景分解而来。在生活场景中，我们的目标来源于对个人生活状态的期望，与个人的愿景和原则相匹配，具有附加价值或长远价值。

为什么我们需要目标？

(1) 目标是驱动力。

除去日常事务外，我们会利用业余时间来做一些其他的事情，例如读书、锻炼等。不管我们是否仔细思考过，我们做这些事其实都是为了实现一些目标 —— 读书是为了充实自己，锻炼是为了保持身体健康…

目标可以为我们提供短期或长期的动力。当我们设定了具体的目标、并用这些目标来衡量个人的成长与进步时，我们会变得更加积极主动。如果没有目标，做这些事似乎也没有意义。

(2) 目标是方向。

埋头做事的时候，也要抬头看路。没有明确的目标，我们很容易走错方向 (南辕北辙、白费力气) 或者走弯路 (效率低)。

方向比努力更重要。我们应当以终为始，以目标为导向，从结果出发，而不是不定目标就行动。对于没想清楚的事，可以尝试反向思维 —— 如果不知道自己要做什么，可以根据目标，明确关键结果，然后分解行动；如果不确定自己要不要做，那应该先明确自己的目标是什么。

💬 “如果你不知道目的地在哪里，你可能永远无法到达。——尤吉·贝拉 (美国著名棒球运动员、教练)

Key Results：关键结果

KR 即关键结果，由 O 分解而来，是实现目标的关键路径。理想状态下，当 KR 完成了，O 也就实现了。

KR 描述了目标完成时应该达成的状态，最重要的原则是可衡量的。如果 KR 不是可衡量的、明确的，那目标也只会是模糊的，或者仅仅只是一个决心。

不要把 KR 写成 TODO。设定 KR 时，我们不应当关注于“要用多长时间”、“要做什么”，而要关注于“目标是什么”、“要达成什么结果”。将 TODO 和 KR 剥离开，先描述 KR，再根据 KR 分解 TODO，我们才能在更高层的视角上思考目标的实现路径。下文会进一步探讨 KR 和 TODO 的区别。

通用思维

区分目标、结果与行动

目标、结果与行动是自上而下、层层分解的关系：

愿景 (Mission)：我们最终期望成为什么样的人。
目标 (Objectives)：我们近期应该聚焦什么，根据愿景设定。
关键结果 (Key Results)：我们怎样能够知道目标是否实现。KR 描述了实现目标所需要达成的成果或状态。
行动 (Action / Tasks / TODO)：为了达成关键结果需要采取的行动。

其中，结果是一个可衡量的状态，比如“正确率达到 85% 以上”。当结果达成时，目标也就实现了。而行动是一个可执行的动作，一般以动词开头，比如“查找相关资料”、“写文章”。

💡 「动作 / 行动 Action」「任务 Task」「待办 TODO」可以视作同义词。有时候，「任务」的粒度会大一些，包含了若干个「动作」。在这里，我们只需要把它们和「关键结果 KR」区分开即可。

举个例子：

[目标] 托福考试取得好成绩。
[关键结果]
1. 托福阅读真题正确率达到 85%；
2. 托福听力真题正确率达到 85%；
3. 掌握常见的口语表达，积累 20 篇口语模板，能应用到近几套模考题中；
4. 针对 10 个常见的写作话题，分别背诵 3 篇满分范文，能应用到近几套模考题中。
[行动]
- For KR1：
  - 背完托福单词书，每天学习新词 100 个；
  - 每天做 2 篇阅读真题，积累其中的生词、长难句，定期复习。
- For KR2：
  - 第一个月，每天精听 3 篇 Easy 难度的听力真题，积累生词、长难句，定期复习；
  - 第二个月，每天精听 1 篇 Medium / Hard 难度的听力真题 + 复习；
  - 备注：按照话题 (自然科学、人文科学、校园生活等) 进行学习。
- For KR3：
  - …

自上而下分解 vs. 自下而上整合

OKR 是一种自上而下分解的方法 —— 先明确要达成的目标 (O) 和达成目标所需要的能力、条件或状态 (KR)，然后根据这个能力拆解出要采取的具体行动 (TODO)。这实际上是一种反向思维。

我们从小接受到的教育模式都是正向思维。比如学习阶段，我们的目标是考高分。我们并不需要关心每节课应该学习哪些内容，也不需要关心基础 / 强化 / 冲刺阶段分别应该做什么。这是因为老师们已经研读了考纲、设定好了教学计划，并分解成每个学期、每个月、每节课要学习的内容。我们只需要按部就班上完所有课程，然后背重点知识、做专项习题，之后不断月考 / 模考，查漏补缺就可以了。

这就是自下而上整合的模式—— 我们上的每一节课、做的每一份卷子，都是最末端的一个叶子节点 (TODO)。我们跟随着课程表的安排，逐步推进学习进度，完成学期计划、学年计划、阶段计划 (Key Results)，最终实现考高分的目标 (Objective)。这种模式下，我们不需要经过中间这些步骤的思考，直接上课、做题就能取得好成绩。

但是这也导致我们缺乏自上而下分解的能力。以考研为例，考研阶段不再有老师的指引，需要我们自己设定学习计划。但是应该如何复习、第一步先做什么？我们通常摸不着头脑，难以下手。如果有读者准备过考研，或许会有相同的体会。

我们不妨思考一下，如何利用 OKR 方法论来实现“考研成功”这个目标呢？

首先，我们可以从目标出发，自上而下地思考，得出考高分的必要条件：

研读考纲，学完全部考试科目 (一轮复习)
按照专题做习题册，查漏补缺，最终每个专题的正确率保持在 70% 以上 (二轮复习)
历年真题反复做 3 次，最终正确率保持在 95% 以上 (强化阶段)
考前半个月，使用模拟卷反复训练，得知自身水平，习惯考试环境 (冲刺阶段)

在这一步，我们不需要立刻确定下一步的行动、然后开始推进。过多地关注于行动细节，会让我们迷失方向，这既不必要、也不可靠。

这样一来，我们就明确了关键结果。接下来，我们就可以针对每个关键结果，进一步分解出可执行的行动了。分解行动时，也可以按照自上而下的模式，先将 KR 分解成不同的子任务或不同的阶段，然后再针对每个子任务 / 阶段，拆分出具体的 TODO。

以「研读考纲，学完全部考试科目」这个 KR 为例，可以这样分解行动：

看完高数基础课视频，整理笔记：
- 准备复习课本与习题集；下载视频学习资料。
- 每天跟随视频学习 2 节内容，并完成课后习题。
完成英语一轮复习
- 每天背诵 200 个考研单词。
- 每天精读 1 篇阅读真题，整理其中的生词、长难句，并定期复习。
完成专业课一轮复习
- …

设定好详细的行动后，我们便可以制定每天的日程表，例如上午复习高数、下午复习英语、晚上复习专业课等。

到这里为止，我们便完成了自上而下分解的过程：从一个目标出发，明确达成目标所需要的能力或条件，然后根据这些能力拆解出要做的具体事情。如果你经历过考研，会惊奇地发现，这正是当时自己制定复习计划的流程。原来我们已经在不知不觉中，摸索出了 OKR 方法论。

在执行阶段，我们又回到了自下而上整合的模式中 —— 从第一个 TODO 开始完成，当所有 TODO 完成时，一个 KR 就完成了；当所有 KR 完成时，一个 Object 也就实现了。

这种自上而下分解的方法还有很多应用场景。

以下是几个小练习，请先将目标分解成若干个可衡量的关键结果，然后针对每个结果，设置若干个可执行的行动：

目标：校招面试时，算法题稳过。
目标：锻炼身体，不再因为工作期间久坐而脖子疼。
目标：提升个人博客的影响力与传播度。

欢迎在评论区交流讨论。

OKR vs. GTD

在上文「区分目标、结果与行动」一节中，我们已经探讨过这三者的区别。其中，”目标“与”结果“是目标管理领域的概念，适合使用 OKR；而”行动“是任务管理领域的概念，适合使用 GTD。目标管理和任务管理是互为补充的两个领域，OKR 和 GTD 也是相辅相成的两套方法。

简单来说，OKR 的粒度更大、GTD 则更精细。在制定年计划、月计划时，我们应当采用 OKR。这能够让我们在更高的视角去思考，不必过分关注实现路径上的细枝末节，只需要想清楚我们想达成何种结果，从而将精力放在真正重要的事情上。(这一步要注意，不要把 KR 写成 TODO)

在设定周计划、日计划时，则应当采用 GTD。月计划上的 KR 是我们深思熟虑后的结果，因此我们可以直接根据 KR 来设定周计划。周计划是由 KR 分解而来的一系列任务，这些任务做完了，KR 也就达成了。每天早上，再根据周计划，设定今日的日计划。日计划是一系列更为细化的动作。(这一步写的全是 TODO)

💡 月计划建议以两个月 (一个双月) 为单位，周计划建议以两周 (一个双周) 为单位，可以更灵活地安排任务。

这样一来，我们便自上而下地完成了「年计划 → 双月计划 → 周计划 → 日计划」的层次分解，也即「Objects → Key Results → Actions」的分解。

一般来说，制定年计划和双月计划花的时间会长一些，通常需要几个小时，但是频率很低，所以我们可以挑出一整个上午的时间来完成。周计划的设置频率次之。日计划的设定频率最高，但是由于我们之前已经详细地完成了自顶向下的分解，所以每天直接从周计划中选择几项任务推进即可，这只需要几分钟的时间。

如何写好 O？

想清楚自己的真正目标

我们有很多想做的事，比如“我今年想读完十本书”、“我想多去健身房运动”。但这些“想法”并不是真正的目标，真正的目标可能是“我希望提升管理能力”、“我希望缓解腰背疼痛”。

不同的目标有不同的达成路径，我们需要想清楚自己真正的目标是什么，才能决定应该做什么。例如，当目标是“提升管理能力”时，读书不一定是达成目标的最好方式；当目标不是“缓解腰背疼痛”而是“增肌塑形”时，我们需要在健身房进行的训练内容也并不相同…

在实践中，我们可以按照「先发散、后收敛」的方法来找到自己的目标：

先发散思维，罗列自己想要做什么。这里可以区分不同的情景，比如工作、生活、学习、健康等。
再分析每个情景，问自己为什么要做这件事，期望取得什么结果 / 效果，目标是什么？
最后收敛，将上一步的若干个小目标合并为一个大目标。

O 的内容

O 的内容应当具有挑战性，Daily Routine (日常任务) 就没有必要写上去了。
O 的内容应当详细，而不是一个简单的短语。
在工作场景中， O 需要和上级的目标对齐；在生活场景中，O 应当和我们的个人愿景、长期目标对齐。
O 分为长期与短期，长期目标可以是三年计划、一年计划；短期目标可以是双月计划，由年计划分解而来。

O 的数量

一般来说，双月计划中，O 的数量 3 个为宜，最多不超过 5 个。我们的时间有限，每个 KR 的完成也需要一定时间，如果 O 过多，很容易会导致精力分散、雨露均沾，最后每个 O 都没有完成。

在实践中，我们应当聚焦高优 —— 认真思考每件事的优先级和 ROI (投资回报比)，问问自己如果不做这件事会有什么影响，排除不重要的、无价值的 O，将有限的精力分配到更重要的事情上。

年计划的周期较长，O 的数量也允许略多一些 (建议 ≤8 个)。但是最好将每个 O 分配在一个或几个连续的双月中，集中精力完成。每个双月应当有侧重点，避免出现同时推进多个 O (≥5) 的情况。

如何写好 KR？

KR 的内容

KR 应当满足以下几个要求：

KR 不是 TODO
KR 是 O 的充分必要条件 —— 每个 KR 对于实现 O 都有帮助 (必要性) ；当所有 KR 完成时，O 也就实现了 (充分性)
满足 SMART 原则

在写 KR 时，我们可以按照「先发散、后收敛」的方法：先把所有可能使目标达成的 KR 都列出来；然后看其中哪些 KR 是否可以合并、哪些 KR 是否对实现目标没有帮助、哪些 KR 实际上是 TODO；最后找出达成目标的充分必要条件，也就得到了一个 O 的所有 KR。

KR 的数量

KR 的数量并无绝对要求。但是如果 KR 过多，或许要考虑下目标是否设定的过于庞大。可以将大目标分解成若干个小目标或不同的阶段，逐步推进。也可能是因为 KR 写得过细，或者写成了 TODO，这时可以尝试合并 KR，找到 TODO 期望达成的状态 / 结果。

SMART 原则

一个好的 KR，应当满足 SMART 原则：

Specific，具体的。KR 应当详细描述要达成的状态，而不只是一个简单的短语。
Mesurable，可衡量的。KR 应当以量化或行为化的方式写明要达成的状态，从而方便验证是否完成，以及随时更新当前进度 (百分比)。
- 可衡量的 KR 举例：
  - 数量 / 绝对值：用户量达到 5000；班级排名上升到前 3。
  - 增量 / 相对值：付费用户数增长 20%；应用商店排名上升 5 位。
  - 其他反映状态或行为的描述：完成新人串讲；整理新人手册，可以使新入职的同学快速熟悉开发流程。
- 不可衡量的 KR 举例：
  - 本次考试取得好成绩 —— “好成绩”的定义是什么？如果成绩中等偏下，那么进入班级排名前 20，就可以说是好成绩了；但是如果希望考上知名大学，那或许进入年级前几才是好成绩。
  - 迅速融入团队 —— 怎样才算是“融入团队”？可以是熟悉同事、了解他们的工作内容，也可以是熟悉团队使用的开发工具和技术栈，完成第一个上手项目。这里可以写得更具体一些。
  - 每周跑步 2 次，提升耐力 —— 自己当前的耐力水平如何，有没有测试过？耐力提升到什么程度就算达成目标？比如现在能够以 9km/h 的配速跑 3 公里，那么 KR 可以是“两个月后，能够以 9km/h 配速跑 5 公里”。
Attainable，可达成的。KR 应当在付出努力的情况下可以实现，避免设定得过于激进或过于保守。写 KR 时需要结合当前的状态，设定合理的增量。比如目前的排名是班级前 20 名，KR 可以设定为“下次月考提升至班级前 15 名”，而不是直接提升至班级前 5 名。
Relevant，相关的。KR 应当是和目标高度相关的，可以支撑目标实现，这也是 “Key (关键)” 的含义。检查一下，当这个 KR 完成时，O 的进度会增加吗 (必要性) ？当所有 KR 都完成时，O 能够实现吗 (充分性) ？
Time-bound，有明确截止期限的。为 KR 设定一个截止期限，可以帮助判断优先级、调整工作计划，也可以有效避免拖延。

案例分析

具体的工作 vs. 可衡量的关键结果

Bad：在 KR 中写具体的工作。
Good：从达成目标所需要的能力 / 条件出发，在 KR 里写需要达到的能力标准。

前者写起来很简单，执行起来很有效，完成的时候也很有成就感。但是，这种方式实际上跳过了「分解关键结果」的中间阶段，直接从「目标」跨越到「行动」。这很容易导致一个问题，那就是这些行动并不一定真的有效 —— 完成这些任务后，就一定会达成目标吗？换句话说，为什么要完成这些任务、而不是完成别的任务？

在 OKR 方法论中，我们不会直接写具体的执行量，而是先思考为了达成目标，需要取得哪些关键结果，之后再根据需要达成的 KR，分解出具体的行动。“目标 → 结果”、“结果 → 行动”的两阶段分解，有助于我们分别聚焦在不同层面上思考问题。

如何写重复型 KR？

Bad：KR 写成重复型任务，没有明确目标。
Good：KR 是重复型任务，但有核心目标做支撑。

有些目标需要长时间坚持，例如：学习一门外语、保持身体健康等。于是，我们也会自然而然地写出重复型的 KR，例如“每天背 50 个单词”、“每周锻炼 3 天”。这种重复型的 KR，表面上看是可衡量的 (通过打卡次数)。但实际上，这些 KR 设定得很笼统，并没有表达清楚背后的核心目标。

同一日三餐一样，如果我们一直重复做一件事，久而久之就会忘记为什么要做这件事。因此，我们要从重复型任务中抬起头来，想一想自己要达成的目标。

以“保持身体健康”这个目标为例。我们可以先从不同角度出发，描述自己期望达成的状态：

纠正体态，不腰背疼痛。
提升心肺能力，上楼不气喘胸闷。
增肌塑形，有一定的肌肉线条。

然后在此基础上，补充重复性的任务：

每天站立办公 5 小时、拉伸 3 次，纠正体态，不腰背疼痛。
每周跑步 2 次或步行上楼 3 次，提升心肺能力，上楼不气喘胸闷。
每周健身房力量训练 3 次，增肌塑形，有一定的肌肉线条。

这样一来，我们的 KR 不仅是可衡量的，也有了核心目标做支撑。

重复型 KR → 更可衡量的 KR

Bad：使用重复次数来衡量 KR 是否达成。
Good：使用更具体的指标来衡量 KR 是否达成。

虽然重复次数可以作为一项衡量指标，但是并不推荐这样写 KR，因为当我们重复做一件事时，很有可能会习惯性偷懒，最后变成只以打卡为目的，而忽略了任务的完成质量。

我们可以在重复型 KR 的基础上，补充更具体、更可衡量的指标。例如：

🔘 每周跑步 2 次或步行上楼 3 次，提升心肺能力。
➡️ 每周跑步 2 次或步行上楼 3 次，提升心肺能力，一个月后能够配速 9km/h 跑 2 公里。
🔘 每周健身房力量训练 3 次，增肌塑形。
➡️ 每周健身房力量训练 3 次，增肌塑形，一个月后能够做 10 个引体向上 + 深蹲 50kg。

这样一来，「重复」将不再是一个目的，而是一种手段。有一个更明确的指标做参照，我们在执行重复任务时才会有一个心理预期，从而主动地、高质量地完成任务。并且，这些 KR 达成后，O 也就一定实现了。

如何实施 OKR？

OKR 的实施过程可以分为制定、执行、复盘三步。

实践中，我会以一个双月 (两个月) 为周期，在周期开始时制定 OKR；然后将 KR 分解成任务，执行 OKR，并按需调整 KR 和任务的内容；在周期末复盘总结，同时优化调整下个周期的 OKR，从而形成一个闭环。

建议 OKR 以双月为周期，而不是单月。以双月为周期，我们可以同时设定多个目标，灵活调整各个目标的推进顺序，比如每周专注于一项内容。以单月为周期，时间则太短，我们很可能完成不了设定的目标，每个月都是把上个月的 OKR 再照搬过来，这样也会很有挫败感。

制定

我们可以在每年的年初制定年计划。每隔两个月，根据年计划制定下个双月的 OKR。
制定 OKR 的时间可以选在周末上午。这个时候的思路更清晰，也有充足的时间来思考。
OKR 的内容需要满足上文的要求：
- 如何写好 O？
  1. 想清楚自己的真正目标
  2. 先发散、后收敛
  3. 具有挑战性
  4. 和个人愿景、长期目标对齐
  5. 聚焦高优
  6. 控制数量
- 如何写好 KR？
  1. 不要写成 TODO
  2. KR 是 O 的充分必要条件，当所有 KR 达成时，O 也就实现了
  3. 满足 SMART 原则
  4. 最重要的原则是可衡量的

执行

先将 KR 分解成周计划，每天再根据周计划设定日计划。周计划包含了一系列任务，当所有周计划的任务都完成后，KR 也就达成了。
周计划建议以两周为单位。周计划中的任务粒度可以粗一些，每天执行时再细化。

复盘

OKR 的执行过程中，我们需要定期复盘。

复盘的目的，一方面在于追踪进度：每个 KR 的进展如何、目前的完成度是多少、有哪些阶段性产出。

另一方面在于调整。OKR 并不是一成不变的，而是需要不断迭代的。必要时，我们可以调整 OKR 的内容，以便更好地达成目标：

调整 O：当前所处的环境和之前设定 OKR 时是否一致？如果之前的假设发生改变，是否应该调整 O？
调整 KR：对于某个 O，它的 KR 是否还是最有效 / 关键的？
调整任务：对于某个 KR，目前设计的 TODO 是否正确？是否还有更高效的达成路径？
调整个人行为：在上个周期，我们有哪些做得不好的地方可以改进？有哪些做错的地方需要避免？

复盘的周期与制定计划的周期一致：

每个双周结束、制定下个双周计划之前。
每个双月结束、制定下个双月 OKR 之前。
年终复盘。

💡 复盘随时可以进行，不一定要严格按照上面的周期。

OKR 工具

个人目标管理是一个相对简单的场景，不涉及团队成员之间的对齐，迭代频率也较低，因此使用记事本或云文档就完全足够了。

如果想尝试专业的工具，推荐使用飞书 OKR，支持设置双月 OKR 和年度 OKR。只需要用手机号注册一个个人团队，就可以免费使用。

💡 奥卡姆剃刀原则：“如非必要，勿增实体”。形成正确的理念，比玩弄花哨的工具更重要。More →

总结

OKR = Objectives + Key Results

作为一种目标管理方法，OKR 能够帮助我们养成「取舍」的习惯，聚焦重点并专注于优先级最高的事项。
OKR 和 GTD 是相辅相成的两套方法。前者适用于目标管理领域，目的在于「分解」；后者适用于任务管理领域，目的在于「执行」。
年计划、月计划应当采用 OKR；周计划、日计划应当采用 GTD。
「年计划 → 双月计划 → 周计划 → 日计划」的分解，也即「Objects → Key Results → Actions」的分解。

反向思维

OKR 是一种自上而下分解的方法，这与我们习惯的自下而上整合的模式不同。
OKR 可以作为逆向思考问题的有效方法。

「以终为始」与「要事第一」

以终为始：从期望实现的最终目标出发，思考为了实现这样的目标，重点要做什么？然后一步步「倒推」到当下，避免因为当下短视而导致精力浪费。
要事第一：要事即能够推动目标实现的里程碑事件，也即 OKR 中的 Key Results (关键结果)。

O = Objectives

OKR 中的 O 即目标。目标可以是短期的，也可以是长期的。
目标是驱动力。当我们设定了具体的目标时，我们会更加积极主动。
目标是方向。埋头做事的时候，也要抬头看路。避免不定目标就行动。

KR = Key Results

KR 即关键结果，由 O 分解而来，是实现目标的关键路径。理想状态下，当 KR 完成了，O 也就实现了。
KR 描述了目标完成时应该达成的状态，最重要的原则是可衡量的。
KR 不是 TODO。

如何写好 O？

想清楚自己的真正目标
先发散、后收敛
具有挑战性
和个人愿景、长期目标对齐
聚焦高优
控制数量

如何写好 KR？

不要写成 TODO
KR 是 O 的充分必要条件，当所有 KR 达成时，O 也就实现了
满足 SMART 原则
最重要的原则是可衡量的

重复型 KR

重复型 KR 也应该有可衡量的指标。
「重复」不是目的，而是达成 KR 的手段。

如何实施 OKR？

制定：双月为周期。
执行：将 KR 分解为粗粒度的任务，分配到每周完成，每天再根据周计划设定日计划。
复盘：
- 复盘的目的一方面在于追踪进度，另一方面在于调整迭代。
- 我们可以根据现状调整 OKR 和 TODO 的内容，以便更好地达成目标。
- 复盘随时可以进行，但是至少要在每次制定下个周期的计划之前，完成上个周期的复盘。

小练习

先将目标分解成若干个可衡量的关键结果，然后针对每个结果，设置可执行的行动：

目标：校招面试时，算法题稳过。
目标：锻炼身体，不再因为工作期间久坐而脖子疼。
目标：提升个人博客的影响力与传播度。

效率提升方法论系列