前言

在上一篇文章中,我们讨论了「收件箱」思想。本文将讨论另一个通用思维 —— 定期回顾。

和「收件箱」一样,「定期回顾」也是 GTD 的核心思想之一。对于一个任务管理系统而言,除了整理所有待办事项、计划下一步行动之外,定期回顾也同样重要。前者使我们逐步达成目标,而后者能够帮助我们更好、更快地达成目标。

本文首先讨论「定期回顾」思维在任务管理领域的应用,随后扩展到信息管理、目标管理等其他领域。

什么是定期回顾?

无论我们使用哪一种任务管理的方法论,大致都遵循这样的步骤:

  1. 收集:罗列所有的待办事项。
  2. 整理 / 组织:将所有待办事项划分为不同的项目,如个人、家庭、工作等。
  3. 行动:挑选任务、完成任务。

这些步骤基本能够满足我们的日常需要。而在 GTD 方法论中,作者 David Allen 引入了一个新的步骤 —— 回顾。

定期回顾是指:定期检查所有的待办事项清单,整理和更新其中的内容。在这个过程中,我们需要:划掉已完成的任务、补充遗漏的任务、删除不准备做的任务、重新排列任务的优先级、计划近期的工作等。

💡“不做定期回顾,等于没有执行 GTD。” —— David Allen

为什么要定期回顾?

日常工作中,即使我们将所有待办事项都收集在了一起,并分配了开始时间,但在实际推进时,还是很难做到有条不紊。我们总是会担心:我是否将所有的待办事项都记录了下来?是否遗漏了一些内容?我现在的行动顺序是合理的吗?是否有更重要的事情需要我去完成?这些想法不断在大脑中冒出来,使我们分心,无法集中于工作。

究其原因,在于我们并不信任自己的任务管理系统,我们不确定它是否完整且有效。

而这正是定期回顾的意义所在。当我们回顾所有待办事项时,我们可以随时补充遗漏的任务、或是脑海中冒出的新想法;通过设定任务的提醒时间,我们无需担心会错过 Deadline;在不同的时刻或条件下,之前的安排不一定是最优的,回顾时,我们可以从全局视角来调整任务的优先级,将更重要的工作放到近期的待办清单中。总之,定期回顾令每件事情都得到了妥善处理,让我们能够清空自己的大脑、确保任务管理系统的完整性和有效性、感到镇静和满足,从而更专注于眼前的工作。

如果我们不进行定期回顾,我们的任务管理系统会日渐庞大、杂乱无章,我们逐渐无法从中区分重要事项,慢慢失去整理它的耐心,于是不再信任它,直到完全抛弃它。

如果我们进行定期回顾,我们的任务管理系统将始终保持完整可靠,每次回顾 / 整理都会删除无用的内容,补充更多的上下文。通过阶段性的回顾,我们也可以总结过往的经验,调整后续计划,在不断迭代与修正的过程中,高效率地达成目标。

定期回顾的频率

定期回顾是一个阶段性、重复性的工作,按照间隔周期,可以分为每日回顾、每周回顾、每月回顾、每年回顾等。其中最重要的是每周 / 每月回顾。

  • 每日回顾:频率过高,不适合做全面回顾。一般是在清晨检查日历,制定当日工作计划,以及在晚上总结当日已完成的任务,制定明日计划。
  • 每年回顾:频率过低,无法细粒度地指导日常工作。一般是在年终时总结上一年的目标达成情况,同时设定下一年的年度目标,为个人工作和成长指明方向。
  • 每周 / 每月回顾:频率适中,适合用整块的时间做全面回顾,了解近期要完成的事项,设定下个周期的工作计划 (周计划 / 月计划)。

[主线任务 · 长期目标]

无论是工作还是生活,我们更多地是在围绕若干个长期目标进行,比如重点项目成功上线、提升英语水平、锻炼身体等。每天的行动,是在推进这些目标达成。

从我个人的实践经验来看,双周、双月是一个比每周、每月更为合理的回顾周期。长期目标需要逐级分解,最终拆解为可执行的行动。因此,每个双月,我会根据年度目标,制定双月计划;每个双周,再根据双月计划,制定可执行的 双周计划。每天清晨,只需要从双周计划中选择当天要完成的任务即可。

💡在之后的「目标管理篇」中,我们会更详细地讨论“目标 → 行动”的拆解方法。

如果按照每周的频率进行回顾,很容易出现的问题是:针对各个目标设定了新的行动计划,但由于一周的时间较短,要么无法完成全部任务、有挫败感,要么雨露均沾、每个主题都无法深入。

而按照双周的频率进行回顾,我们既有更多的时间来完成任务,又可以灵活调整任务的次序,使得每个主题都有集中精力、深入探索的机会。

双月回顾同理。单个月的粒度太细,不利于拆解年度目标,和周计划 (侧重于可执行) 重合较多。而以双月为周期,我们可以更多地关注于要达成什么结果,更少地关注于要采取什么行动,从不同的视角考虑问题。

[支线任务 · 日常事项]

除了长期目标,我们的待办清单中也有很多零碎的事项,比如日常琐事 (办银行卡、交材料)、心愿单、娱乐计划、旅行计划等。这些事项比较简单,回顾周期也较为灵活。我一般以月为单位进行回顾 —— 对于更新频繁的清单 (如日常琐事),可以每个月回顾一次;更新不太频繁的清单 (如旅行计划),可以两个月回顾一次。

💡许多 GTD 工具如 OmniFocus、Things 都提供了“检查”功能,可以定期提醒我们检查 (回顾) 某个清单。

如何进行定期回顾?

回顾是一个整理的过程,目的是使待办清单更条理有序、主次分明。对于每个任务,我们可以问自己以下几个问题:

  1. 这个任务仍在进行中吗?还是可以暂停 / 丢弃了?(及时清理,避免堆积)
  2. 如果仍在进行中,需要继续跟进吗?需要再做些什么?
  3. 如果还没有开始,需要安排在近期完成吗?
  4. 是否有新的上下文,可以添加到备注中?
  5. 任务的行动是否可以进一步细化?(可执行的下一步行动,而不是笼统地描述)
  6. 每个任务的行动项都是按顺序的吗?
  7. 不同任务的优先级是否有差异?哪个任务需要优先完成?

回顾也是一个知悉的过程。除了检查所有的待办事项,我们也可以查看日历,了解未来日程,从而提前做好准备:

  1. (会议) 需要提前阅读或者准备哪些材料?
  2. (旅行) 是否已经制订好了攻略?是否需要预订车票和酒店?
  3. (外出) 需要提前多久出发?采用何种交通方式?
  4. (关系) 近期是否有朋友 / 亲人的生日、或者重要的节日 / 纪念日?是否需要准备礼物、或者设置提醒?
  5. 日程安排是否合理?日程之间是否有时间冲突?

定期回顾在其他领域的应用

信息管理 / 笔记管理

在通用思维篇 - 收件箱 - 信息管理中,我们提到:

工作和生活中,我们会遇到海量的、碎片化的信息。这些信息有一定的参考价值,但是记录和整理它们的成本很高。这种情况下,我们可以直接将它们粘贴在一个触手可及的文档中,不做进一步整理与归类。这个文档就是信息的「收件箱」。

「收件箱」的目的是简化记录成本。如果你使用 OneNote 或者印象笔记,可以创建一个名为“收件箱”的笔记本,并将其设置为默认笔记本。通过浏览器插件剪藏的文章,全部会收集在这个笔记本中。临时的笔记与日常的想法也都可以直接丢到收件箱,无需考虑应该放在哪里。

当我们使用「收件箱」思想时,一定要「定期回顾」。如果不进行定期回顾,收件箱中的笔记会越来越多、越来越杂乱,收集得再多也只是在做无用功,最终都会石沉大海。通过定期回顾,将零碎的笔记整理为系统条理的文档,不断清空收件箱,才能真正实现信息的「为我所用」。

目标管理

俗话说,“要埋头做事,更要抬头看路”。埋头做事,是行动;抬头看路,是目标。目标和行动,从来都是密不可分。只有目标而没有行动,目标只能是美好幻想;只有行动而没有目标,行动也将失去意义。

工作和生活中,我们各种总是被琐碎的需求填满,完成一个又一个 TODO、解决一个又一个问题…… 但当我们拼命埋头赶路的时候,也需要停下来,抬头看看自己的目标是什么、离目标还有多远。如果不对目标进行回顾,我们的注意力很快就会偏离目标的达成。

当我们回顾目标时,我们在回顾什么?

  1. 目标是否可达成?是否需要调整 / 细化?
  2. 每个行动是否能够有效地推进目标达成?是否还有更高效的实现路径?
  3. 复盘:分析经验和教训、总结通用的解决方法。

目标的回顾频率一般是周度、月度和年度回顾,见上文 定期回顾的频率 - [主线任务 · 长期目标]。定期回顾目标,可以帮助我们更好、更快地达成目标。

💡在之后的「目标管理篇」中,我们会更详细地讨论目标管理的方法论:OKR。

个人行为

苏格拉底说过,没有审视的人生不值得活。我们需要时刻反思与自省,检视自己的行为,总结经验,修正错误。在“行动 - 回顾 - 修正 - 再行动”的不断迭代中,加速成长。

这样说来或许有些抽象,我分享一个自身的实践经验。我有一个备忘录叫“个人复盘”,里面记录了我的一些碎碎念,包括与家人相处、与朋友相处、说话做事、日常作息等不同主题,大部分是我在“懊悔时刻”记录的 (比如:吵架吵输了、又熬夜了、情绪失控了、说错话了、做事考虑不周、冲动消费了、赶火车没有算好时间,等等)。我设置了一个重复型提醒事项,每个月提醒自己回顾这个备忘录。

成长过程中,犯错无法避免。但有时候,我们是在不断犯同一个错误很多次之后,才学会了如何避免。如果在犯错时,能够及时记录自己的经历与反思,并且养成复盘的习惯,定期回顾,或许就能真正做到“吃一堑,长一智”。

其他

许多带有“收集”功能、充当“收件箱”的场所,都需要定期整理:

  • 文件夹:无论是实体的文件夹,还是电脑上的文件夹,都需要定期整理,删除过期文件,有用的文件分类存放。
  • 平时积累的一些素材;收藏的视频、网页、文章等。
  • 一些草稿、临时记录的想法等。
  • 收纳箱、衣柜、杂物间等。

如何养成定期回顾的习惯?

针对每一项需要定期回顾的事务,设置一个重复型提醒事项。

总结

「定期回顾」是一个通用的思维,适用于多个领域:

  • 任务管理
  • 信息管理
  • 目标管理
  • 个人成长
  • 日常生活
  • …

定期回顾是一个阶段性、重复性的工作,按照间隔周期,可以分为每日回顾、每周回顾、每月回顾、每年回顾等。我认为最重要的是双周、双月回顾。 双月回顾的用时较长,最好留出充足的时间,才能有更系统的思考。我一般会选择一个周末的上午进行双月回顾。

回顾是一个整理的过程,也是一个知悉的过程。通过定期回顾待办事项清单,我们可以:

  1. 使待办清单更条理有序、主次分明,确保任务管理系统的完整性和有效性。
  2. 彻底清空自己的大脑、感到镇静和满足,从而更专注于眼前的工作。
  3. 了解未来的计划,提前做好准备。

无论你使用什么待办事项管理工具,都应该践行定期回顾的思想。回顾时,可以:

  • 增:补充遗漏的任务、为任务添加更多细节、细化下一步行动。
  • 删:删除已完成的、不准备做的任务。
  • 改:调整任务的优先级和行动次序。

使用「收件箱」思想时,一定要「定期回顾」。收件箱需要定期整理、清空。例如:

  1. 使用一个文档记录临时笔记 → 需要定期整理文档中的内容,避免石沉大海。
  2. 临时记录的想法 → 存到一处,获取灵感。
  3. 收藏的书签、资源、视频、文章等 → 分类保存,要用的时候可以直接参考。
  4. 文件夹、储物柜、杂物间等 → 定期整理,断舍离 or 分类存放。

定期回顾除了让我们的事务井井有条,还可以指导我们快速成长:

  • 目标管理:阶段性地回顾目标,总结复盘,调整下一步行动。
  • 个人行为:回顾以往的过错与教训,检视自己当下的行为,避免再犯同样的错误。

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