〇、前言

任务,是我们在日常工作和生活中从事的各种各样的有目的的活动^,例如准备会议材料、购买家居用品等。任务可以是单个独立的动作,也可以是一个项目的组成部分。任务通常有一个时间期限,需要在规定的时间段或截止日期之前完成。

任务管理,是在任务的整个生命周期中管理任务的过程,包括记录、整理、安排、通知、执行等。任务管理与我们的工作和生活息息相关:角色变更 (学生 → 职员) 与领域切换 (学习 → 工作) 会给我们带来许多新的任务,我们需要关注任务的方方面面,包括其状态 (已暂停、进行中、已完成、已丢弃)、优先级、时间 / 人力分配、重复周期、截止日期、是否有前置依赖等。仅靠大脑已经无法记住这么多细节,此时便需要引入「任务管理」—— 以合理的形式组织任务,在合理的时间完成任务。

任务管理领域有很多方法论,例如 GTD、甘特图、Kanban、四象限等,其中 GTD 无疑是最知名的方法论。

六年前,我第一次接触到 GTD 方法,也第一次了解到除了系统自带的提醒事项和奇妙清单,居然还有 Things 和 OmniFocus 这么高(酷)级(炫)的工具。当时的我感到十分新奇与激动,迫不及待地学习和尝试它们,希望能在短期内提升自己的工作效率。

然而事实却恰好相反。GTD 的中文版 PDF 有足足 257 页,我连续啃了十几天也只看了一半,经常看到后面就忘了前面,无法将看过的内容串联起来,于是我很快就坚持不下去了。

时隔半年,我再次尝试学习 GTD。这次花了几天便将整本书看完了,但是我却遇到了新的问题:我需要按照 GTD 的规则来处理每一项任务,这个过程过于烦琐,使我感到明显的阻塞与不适应;OmniFocus 等工具也有陡峭的学习曲线,无法快速上手。一番实践下来,我不仅没有获得显著的效率提升,反而有了沉重的心智负担。于是我不得不再次放弃 GTD。

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看看 GTD 的工作流程图,是不是很复杂?

在之后的日常实践中,我逐渐摸索出了一套适合自己的任务管理工作流。当我回过头来再看时,意外地发现其中的许多方法都和 GTD 不谋而合。此时我再次学习 GTD,终于能够驾轻就熟了,对 GTD 的思想也有了更深的共鸣。我参考了 GTD 的一些理念,改进了自己的方法。总的来说,我的任务管理系统和 GTD 类似,但更符合自己的习惯。

这些经历让我意识到:纵然他人总结了许多规范的、通用的方法论,我们也不能只是简单地复制过来。毫无疑问,GTD 依然是当下最好的任务管理方法。但是,实践才能出真知。他人的经验对我们来说更多的是参考价值,我们需要在实际工作中不断摸索、持续迭代,才能沉淀出适合自己的方法论。

因此,本文并不准备事无巨细地罗列 GTD 的所有流程与细节,而是要你保持现有的工作流,然后在此基础上逐个尝试本文的方法,以此实现渐进式地切换。本文首先分享 GTD 系统中最基本、最核心、最实用的三个方法,然后再引出其他可以提升效率、但非必要的进阶指南。

阅读本文前,建议先阅读前几篇效率提升系列文章,特别是 📥 收件箱 和 🕖 定期回顾。

一、基本思维

学习方法论的一个常见误区是过分重视方法论。要么是严格遵循方法论的流程,每小时甚至每分钟都要设置任务项;要么是不停地调整任务分组或清单,一切必须整理得井井有条;要么是对「效率」上瘾,看到一个新的方法就忍不住尝试,但是旧的习惯还没有养成… 这样折腾下来不仅浪费时间,整个系统也很快就会不堪重负。

系统很重要,但是直觉更重要。我们本身已经养成了一些习惯,没有必要为了迎合新的方法论而强行改变整套方法。当我们学习新的方法论时,应当先掌握最基本的几个原则,渐进式地融入到自己当下的生活中,等形成习惯后,再添加新的内容。

学习方法论的另一个误区是过于重视工具。任务管理的最终目标是执行。如果总是为了尝试新的工具而改变已有的工作流、或者花费大量时间来学习工具的进阶功能,只会本末倒置。形成正确的理念,比玩弄花哨的工具更重要。

如何渐进式地掌握方法论?重点在于:

  1. 简化流程,每次只专注养成一项习惯。GTD 有较为陡峭的学习曲线,初次尝试时,应当简化流程,每段时间只专注于一项习惯的养成。
  2. 如非必要,勿增实体。尽可能维持任务列表的简单化;不要将每个效率提升的方法都强行融入到现有的工作流程中,这样只会加重认知负担;只使用必需的工具、必需的功能,不要轻易尝试复杂的工具,以免时间上的浪费。
  3. 在实践中不断摸索、持续迭代,形成自己的方法论。通用的方法论不一定适合每个人,我们需要先确立一套基本的工作流,然后再借鉴他人经验,在实践中不断完善,最后才能沉淀出适合自己的方法论。

二、核心方法

以下三个方法互为补充、缺一不可。「收集」简化了录入任务的成本,「整理」使每个任务都得到妥善处理,「回顾」则确保了对于要做哪件事、不做哪件事能心中有数。

收集

日常生活中,我们经常会遇到各种新增的待办事项。或是同事提出的需求,或是朋友的委托,或是脑海中突然冒出的想法… 这些事情并不要求立刻去做,但我们需要将它们记录到任务清单中,以免遗忘,同时清空大脑。

记录一项任务,通常需要一分钟。我们需要描述任务内容和注意事项、设置提醒时间和截止日期、放到某一类任务清单中。这个过程并没有什么问题,但是它会打断我们的心流。当记录完一个待办事项、再回到工作中之后,我们需要很长时间才能再次进入深度工作状态。这样的情况一天内可能发生很多次,我们的工作时间也总是被打上了许多“断点”。即使我们并没有执行 这些待办事项,但光是记录 和组织 它们的过程,也明显影响了我们的工作效率。

「收集」方法可以立竿见影地解决上述问题。我们可以创建一个名为「收件箱」的清单,作为所有新增待办事项的缓冲区。当有新的待办事项时,我们先简单地将其记录在「收件箱」中,例如“预订明天的会议室”“下周提交论文初稿”,用简短的自然语言来描述要做的事。之后再统一处理收件箱中的所有待办事项,丰富细节,例如设置今晚 7 点的提醒、补充附加材料、移动到“工作”文件夹等。将收集和处理拆分为两个步骤,能够减少被打断的时间,使我们专注于眼前的事。

💡 流式计算 → 批式计算

「收集」的核心要义在于操作快、时间短、无需思考。因此,收件箱一定要放在触手可得的位置。大部分软件如滴答清单、Things、OmniFocus 等,都将收件箱作为默认清单,打开软件就可以直接记录。一些软件还提供了桌面端的全局快捷键,无需打开应用窗口,只需按下快捷键,就可以随时记录待办事项。

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图:OmniFocus (Mac) 的快速入口

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图:滴答清单 (Mac) 的快速添加条

在移动端,可以将待办事项软件放在 Dock 栏或首屏,方便随时记录。某些软件也提供了快速记录的小组件、或者语音录入功能。

下文描述了「收集」的 渐进式实践指南。

整理

一天当中,会多次出现要事之外的其他事情。如果我们一整天都在陆续处理这些事情,它们很快就会变成干扰。实际上,一天批量处理一两次就可以了。于是,我们使用收件箱作为所有待办事项的缓冲区。

收件箱需要定期整理。如果不定期整理收件箱,我们就无法真正地“随手记录”。我们心里总是会想:“会不会收件箱中的一些事情已经耽误了?我是不是应该先把它们安排好?”在这种情况下,我们总是会分神,想去检查下收件箱,收件箱也失去了作为缓冲区的意义。

反过来,当我们养成定期整理收件箱的习惯后,便可以放心地将任务丢到收件箱了 —— 因为我们心里知道,“所有任务都记录在了收件箱里,我稍后有时间也会去整理和安排,重要的事情一定都不会错过。”

如何整理收件箱?

  1. 细化收件箱中记录的内容。收集时,为了节省时间,我们只写了一句简短的描述。整理时,便需要添加更多细节,例如开始时间、截止时间、参与人等。
  2. 清空收件箱。如果所有任务都堆在收件箱,那么每次整理收件箱的时间会越来越长,我们也无法通过收件箱的任务数量来判断是否有未处理的任务。整理时,需要将任务移到其他清单中。
  3. 如果某项任务能在两分钟内做完,那就直接完成它。

可以在任何空闲的时间整理收件箱。也可以设置一个重复性提醒事项,在每天中午 (12:00)、傍晚 (18:00) 和晚上 (22:00) 整理收件箱。

下文描述了「整理」的 渐进式实践指南。

🔗 关于「收集」和「整理」,在之前的文章中有更详细的讨论,建议阅读:📥 收件箱。

回顾

即使整理完收件箱、将其中的任务移动到别的清单,也无法保证万无一失。许多任务无法立即确定开始时间,对于这些 将来某时 才会做的任务,如果我们之后不去查看,那它很可能永远被遗忘在某个清单中。因此,我们需要定期回顾。

回顾是一个阶段性、重复性的工作。我们应当定期检查所有的待办事项清单,了解、整理和更新其中的内容。在这个过程中,我们需要:删除不准备做的任务、补充遗漏的任务、排列任务的优先级、计划近期的工作等。

回顾的一个目的是知悉。如果不进行定期回顾,我们总是会担心:我是否将所有的待办事项都记录了下来?是否遗漏了一些内容?是否会错过 Deadline?这些想法不断在大脑中冒出来,使我们分心,无法集中于工作。而当我们回顾时,我们可以随时补充遗漏的任务、设定任务的提醒时间、了解未来日程、提前做好准备。定期回顾令每件事情都得到了妥善处理,让我们能够清空自己的大脑、确保任务管理系统的完整性和有效性、感到镇静和满足。

回顾的另一个目的是整理。如果不进行定期回顾,我们的任务管理系统会日渐庞大、杂乱无章,我们逐渐无法从中区分重要事项,慢慢失去整理它的耐心,于是不再信任它,直到完全抛弃它。而当我们回顾时,可以及时清理不准备做的任务、为进行中的任务补充更多细节、计划下一步行动。在不同的时刻或条件下,之前的安排不一定是最优的,回顾时,我们可以从全局视角来调整任务的优先级,将更重要的工作放到近期的待办清单中。

定期回顾的频率分为每日、每周、每月。

每日回顾 —— 计划理想一天:

  • 每天早上:检查日历,了解今天的日程安排;检查待办清单,确定今天要做的几件要事,排列优先级;浏览需要在特定时间或场所完成的琐事,设置提醒事项。
  • 每天晚上:总结今天的任务完成情况,没有完成的推迟到明天;大致浏览明天的日程安排和待办事项清单,提前做好心理准备;简单制定明天的工作计划。

每周回顾 —— 要事第一:我们的清单上总是有一长串任务要完成,并且任务每天都在增加,但精力是有限的,如果不设定优先级,即使是最好的系统也将变得混乱。因此,我们需要通过每周回顾来决定近期的要事。每个周末,花几分钟时间删减项目、简化清单;同时确定下周的几个“大石块”,并在下周的每日回顾中优先处理。

每月回顾 —— 全面整理:检查自己的所有待办事项清单,及时丢弃已经过时的任务、了解之后几周的重大事件、从“将来某时/也许”清单中挑选可以做的事。

🔗 关于「定期回顾」,在之前的文章中有更详细的讨论,建议阅读:🕖 定期回顾。

二、进阶指南

日程表与提醒事项

日程表和提醒事项是两个常被混淆的工具,它们都可以在某个时刻给予提醒。当我们需要在某个时间做某件事时,可以记录在日程表、也可以设置一个提醒事项,那么应该如何选择呢?

很简单:必须要在某一天或某段时间完成的工作,应该记录在日程表中。记录在日程表中的事件,必须予以落实。

日程表的价值在于一目了然:即使在最忙碌的情况下,也能从日程表上直观地了解自己未来某天的时间安排、查找空闲时间、判断是否有时间冲突、或者为重要的事件提前做好准备。

有时候,我们可能会希望自己在某天完成一项任务,于是将这项任务安排在了那一天的日程表上。我们要避免这种情况的出现,因为也许到时候情况有变,这件事就又被拖延下去了,但已有的日程安排会干扰我们对时间可用性的判断。每一个日程安排都具有神圣性,只有严格界定时间范围的工作,才允许被记录在日程表中,其他的一概免谈。

一些有关重要人物的重要日子 (生日、节日、纪念日等) 也可以记录在日程表中。这些日子我们可能会有所举动,例如提前准备礼物、当天的节日祝福等。

日程安排也可以包含附加信息,例如会议室的房间号、列车的座位号等。日程安排也可以预留出行程时间,iPhone 自带的日历就支持这个功能。

日程表的内容举例:

  • [周三 10:00~12:00] 周会 (会议室 F11-01)
  • [周六 14:00~18:00,行程时间 45 分钟] 北京西站-上海站 (G20 列车 - 15 号车厢 - 11A 座)
  • [周日全天] 恋爱纪念日

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图:Mac / iPhone 自带的日历,可以为某个日程预留行程时间

纵向管理:用目标指导行动

我们经常遇到的一个问题是:有太多事需要完成,每天也总会有新的需求产生,自己忙忙碌碌就像一名救火队员,但最后回过头来看,却不知道自己做了什么。

埋头做事的时候,也要抬头看路。我们需要明确自己的目标、并定期回顾。目标会使我们思考和专注于真正重要的事项,让我们明确接下来应该如何分配精力,确保自己始终在正确的道路上前行。

  1. 为每月或每半年设定若干个可以达成 的目标。建议每次只专注 1~3 个目标,最多不超过 5 个。保持高度专注,集中精力完成。
  2. 为每个目标计划好“大石块”。“大石块”是对实现目标而言十分重要的事情,应当在任务清单上优先安排。“大石块”也是有价值的事情,我们会为完成它们而感到骄傲。
  3. 每周回顾你的目标。在每周结束时,回顾自己上周在推进目标上取得了哪些进展、以及“大石块”的完成情况;思考每个“大石块”是否能够有效地推进目标达成、是否需要调整;养成复盘的习惯,分析经验和教训、总结遇到的问题和解决方法。
  4. 事先做好下一周的计划。在每周回顾时,思考下周要采取哪些行动来推进目标,计划好“大石块”,并将其放在下周的任务清单上。
  5. 每天早上,优先处理本周的“大石块”。

🔗 关于「目标指导行动」,在之前的文章中有更详细的讨论,建议阅读:🎯 目标管理 - OKR。

与番茄工作法结合

番茄工作法是一种时间管理的方法,该方法使用一个定时器来分割出一个一般为 25 分钟的工作时间和 5 分钟的休息时间^,其中每个工作时段的时长称为“番茄钟”。

番茄工作法的关键在于追踪、记录和规划。简单而言,我们可以按照番茄工作法的时间单元来执行任务,并记录每项任务使用的“番茄钟”数量。这些数据可以帮助我们了解每天的时间分配,为之后估计任务用时提供参照。

番茄工作法的本质在减少内生和外在的干扰,保持专注。一个“番茄钟”不可再分,中断后必须重新开始,这有助于我们更好地进入深度工作状态。

番茄工作法的步骤不再赘述。分享一些实践经验:

  • 每天早上:查看日历,计算除了日程占用的时间外、剩下的工作时间还包含多少个“番茄钟”;然后将这些“番茄钟”分配给今天要完成的每个任务。这样一方面可以体现任务的优先级,另一方面也避免了将过多的任务塞到日计划中。
  • 每晚或每周回顾时,查看番茄钟的统计数据,帮助自己做出更准确的任务估时判断。
  • “番茄钟”的时长不一定是 25 分钟,依据个人的工作节奏而定。我一般采用 40 分钟。
  • 工具选择:
    • 滴答清单可以针对某项任务启用番茄钟,减少了追踪和记录的成本,也支持可视化的统计。
    • Skretchly 是一款开源的休息提醒工具,既能充当番茄钟,还能弹窗提醒你起来活动活动,对程序员来说很有用。类似的工具还有 Just Focus。
    • Stretchly 的弹窗提醒会随机展示一个舒展身体的小 tip,这里是我翻译的中文版。

为任务设置标签

通过「文件夹 - 项目 - 清单」的分类层级,我们已经能够管理庞大的任务系统。但是,任务并不只有「类别」这一个属性。当我们打开一个清单时,还是要依次阅读每个任务,再判断是否要做这件事。仅靠结构化的列表,我们无法快速辨识出当下可以执行的任务。

当我们判断一个任务是否可以执行时,实际上是在判断任务的各个属性是否满足:

  • 整理冬天的衣物 —— 需要在家 完成。
  • 整理试用期工作汇报 —— 需要用到电脑。
  • 等 UI 给出设计稿后,开发前端页面 —— 等待中。

以上就出现了三种不同维度的任务属性:地点、工具和状态。许多待办清单工具都提供了“标签”功能,我们可以用标签将任务的这些属性更直观地呈现出来:

image-20220106001945217 图:在滴答清单中为任务设置标签

添加标签后,任务的辨识度更高。我们既可以通过标签迅速判断某个任务是否在当下可执行,还可以根据标签配置各种过滤器、快速筛选某个场景下的任务。

以下是设置标签的一些建议:

  • 任务的类别 信息,应当通过结构化的清单层级表示;类别 以外的其他信息,可以通过标签表示。
  • 一个任务可以组合多个维度的标签。
  • 不同维度的标签所表示的信息应该是正交 的 —— 即相互独立、互不重叠。
  • 如果你的待办清单工具没有标签功能,可以通过在任务标题前面使用特殊格式的文本来模拟标签,例如 [未开始][在家]。

常见的标签维度有:

  • 地点:
    • 家里
    • 公司
    • 外出
  • 工具
    • 手机
    • 电脑
  • 状态
    • 未开始
    • 进行中
    • 等待中
    • 已暂停
  • 风险
    • 正常
    • 有风险
    • 已延期
  • 精力/能量
    • High:需要在精力充沛、高生产力的状态下做的事,适合安排在早上。
    • Brain Dead / Low:不需要动脑、不费力的杂事,可以利用碎片时间完成。
    • Normal:其实我们并不需要这个标签。这是所有任务的默认值。
  • 重要程度
    • 高优先级
    • 中优先级
    • 低优先级
  • 重要程度 (四象限表示法)
    • 重要且紧急
    • 重要但不紧急
    • 不重要但紧急
    • 不重要且不紧急
  • 安排
    • 专注单一
    • 并发执行
    • 随时随地

三、最佳实践

选择合适的工具

一个合适的待办清单工具,应当至少有这些功能:

  • 全平台同步 (桌面端 + 移动端)
  • 支持配置全局快捷键,快速记录任务
  • 支持文件夹和嵌套的子任务

常见的待办清单工具都支持这些功能。因此,本文分享的方法几乎可以在任何工具上实践。如果你已经有趁手的 GTD 工具,那就从它开始吧!

如果还没有合适的工具,可以考虑滴答清单、 Things 和 OmniFocus,优先级有先后。滴答清单的免费版功能足以满足日常所需,后两者需要付费购买。Things 的界面和使用体验最好。OmniFocus 的功能最为丰富,但是其数据库同步速度较慢。

最后,记住上面的原则:形成正确的理念,比玩弄花哨的工具更重要。我们应当先建立系统 ,再尝试软件的进阶功能 (例如滴答清单的“过滤器” 或 OmniFocus 的“透视”)。如果系统是乱的,即使配置再多的“过滤器”或者“透视”,也无法快速找到想要的任务。

迭代自己的清单系统

尽可能维持列表的简单化。因为我们注重的是如何执行任务,而不是玩弄 GTD 系统或者工具。不需要设计复杂的清单系统、也不需要将所有任务整理得井井有条。只要养成定期回顾的习惯,即使是最简单的清单方式,也不会遗漏重要事项。

一开始,我们只需要创建几个基础清单。可以按照任务的领域或性质进行划分,这种方式最符合直觉,能够让我们无需纠结任务应该放到哪个清单中。例如:

  • 工作:工作 (或学校) 情境中的任务。
  • 个人:所有工作 情境以外的任务。
  • 重复:定期重复的任务。
  • 某天:所有没有确定开始时间 的任务都放到这个清单,比如想看的视频、想学的技能、想去的地方、想买的东西等。

当任务数量变多,分类变细致时,也可以将上述几个清单按照项目进一步划分。例如:

  • 工作 (文件夹)
    • 🏮 春节项目
    • 📑 毕业设计
  • 个人 (文件夹)
    • 👤 自己
    • 👪 家人
  • 某天 (文件夹)
    • 🎬 电影剧集
    • ✈️ 旅行计划
    • 🎁 心愿单
  • 每个文件夹下还有一个「🔘 默认」清单,存放所有无需进一步分类的任务。

总之,我们的清单系统不是一成不变的。无需刻意追求规范和完美,可以根据实际情况,随时调整任务和清单的层级结构,这也是一种「渐进式」的实践。

收集 + 整理

从现在开始,尝试将「收集」和「整理」运用到你的任务管理系统当中吧!

第一步,创建一个「收件箱」清单。

收件箱是一个单独的清单。你可以使用自己熟悉的待办事项软件,在其中创建一个名为「收件箱」或「Inbox」的清单,并设置为默认清单。

你也可以使用一个新的工具作为收件箱,例如 Things / OmniFocus / 滴答清单。这些软件支持快速录入,你可以随时记录,然后定期将其中的待办事项移动到自己常用的软件中。

第二步,随手记录。

随手记录任何新增的待办事项:

  • 专心写代码时,同事让你看一个不紧急的问题 —— 按下 OmniFocus 的全局快捷键,输入“一会儿看看小 A 说的问题”,回车保存,然后继续写代码。
  • 通勤路上,突然想到今天要提交一份材料 —— 打开手机上的待办事项软件,记录“提交材料”,或者喊“嘿 Siri!一会儿提醒我交材料”,然后继续骑车。

💡 注意:随手记录的要点是快。你不需要写清楚任务细节,只需要让自己知道有这件事就好。稍后整理时,这些细节都可以再回想起来。

你也可以将任何触手可得的工具作为收件箱,而不只有“任务清单”这一种形式,:

  • 外出时,收到微信班级群通知:“所有同学需要登记毕业信息,网址是 xxx,初始密码是 xxx” —— 直接将消息转发给文件传输助手。
  • 开会时,和同事开会讨论项目需求 —— 拿一支笔和一张便利贴,记录分配给你的任务。

第三步,定期整理和清空收件箱。

可以在任何空闲的时间整理收件箱。也可以设置一个重复性提醒事项,在每天中午、傍晚和晚上整理收件箱。

整理收件箱时,要为收件箱中的每项任务补充细节、设置开始时间、截止时间、下一步行动、优先级等,然后将其移出收件箱。

文件传输助手、便利贴等各种形式的收件箱中的内容,也需要移动到自己的清单系统中。

💡 清空收件箱也很重要。文件传输助手作为一个收件箱,其中的聊天记录也应该定期清空。

计划理想一天

每天早上:

  • 检查日历,了解今天的日程安排,这些是在特定时间必须做的事,应当提前做好准备。
  • 从周计划清单中,挑选至多 3 件“大石块”,优先完成 (见上文 纵向管理)。
  • 剩下的时间,做一些用时较短的琐事、以及给新的需求留出 buffer。

每天晚上:

  • 总结今天的任务完成情况,没有完成的推迟到明天。
  • 浏览明天的日程安排,提前做好心理准备。
  • 简单制定明天的工作计划。
  • 清空收件箱。

工作时:一次只关注一件事。可以配合勿扰模式、番茄工作法 帮助自己进入深度工作状态。

💡 可以设定两个重复性提醒事项,一个是每天早上开始工作前,一个是每天晚上睡觉前。

四、总结

本文分享了作者在任务管理领域的实践经验,重点讨论了「收集、整理、回顾」三个核心方法、以及如何将它们渐进式地融入到自己当下的系统中。

什么是渐进式?

  • 没有必要照搬别人的整套系统,应当在已有习惯的基础上,借鉴他人的经验来改进。事实上,我的任务管理工作流也不完全是 GTD,而是参考了 GTD 的一些理念、在实践中逐渐完善和总结的。
  • 学习方法论不能急于求成,应当简化流程,每次只专注于一个方法或一项习惯的养成。

收集

  • 新增的待办事项,都简单记录在一个名为「收件箱」的清单中,之后再统一整理。
  • 「收集」的目的在于将“流式处理”转为“批式处理” —— 使用收件箱充当一个缓冲区,将处理 的步骤推迟到之后的某个时间点,防止当下的心流被打断。
  • 「收集」的核心要义在于操作快、时间短,因此收件箱一定要放在触手可得的位置。
  • 推荐阅读 📥 收件箱,进一步了解「收件箱」思想。

整理

  • 收件箱需要定期整理。整理时,需要为其中的任务添加更多细节。
  • 清空收件箱也很重要。收件箱中的任务要么移动到其他清单中、要么在两分钟内完成、要么直接丢弃。
  • 可以设置一个重复性提醒事项,在每天的固定时间整理收件箱。

回顾

  • 回顾是一个整理的过程,也是一个知悉的过程。
  • 通过定期回顾待办事项清单,我们可以:
    • 使待办清单更条理有序、主次分明,确保任务管理系统的完整性和有效性。
    • 彻底清空自己的大脑、感到镇静和满足,从而更专注于眼前的工作。
    • 了解未来的计划,提前做好准备,加强内心深处那种能够控制一切的感觉。
  • 回顾时的可选操作:
    • 增:补充遗漏的任务、分解下一步行动。
    • 删:删除不准备做的任务。
    • 改:调整任务的位置和优先级。
      • 假如“工作”清单中的某项任务在今后几个月都没有抓住你注意力的可能性,那就干脆把它移动到“将来某时/也许”清单中,而不是想着“我要赶紧做完它”。
      • 相应的,也检查一下“将来某时/也许”清单,看看有没有任务可以在近期完成。
  • 常见的回顾周期:
    • 每日回顾 —— 计划理想一天
    • 每周回顾 —— 要事第一
    • 每月回顾 —— 全面整理
  • 推荐阅读🕖 定期回顾和 🎯 目标管理,了解如何在回顾的过程中,用目标指导行动。

标签

  • 使用标签和列表,管理任务的不同维度。
  • 不同维度的标签所表示的信息应该是正交的、相互独立的、互不重叠的。
  • 为任务打上标签,不仅肉眼上更容易区分,还可以用来配置智能清单。

选择合适的工具

  • 一个合适的待办清单工具,应当至少有这些功能:
    • 全平台同步 (桌面端 + 移动端)
    • 支持配置全局快捷键,快速记录任务
    • 支持文件夹和嵌套的子任务
  • 如非必要,勿增实体。形成正确的理念,比玩弄花哨的工具更重要。

本文的渐进式实践指南

  1. 前期只使用熟悉的工具,或新工具的基础功能,先养成收集、整理、回顾 的习惯。
  2. 在整理时,不断迭代自己的清单结构。
  3. 根据自己面临的“场景”或“上下文”,总结一套适合自己的标签系统。
  4. 之后再根据标签配置不同场景下的智能清单。
  5. 形成完整的工作流 之后,再去尝试新的工具或现有工具的进阶功能。